SOAL KEARSIPAN BESERTA JAWABANNYA
Soal ISIAN
1.apakah
yang dimaksud dengan filling system abjad secara umum!
2.sebutkan
minimal 3 kriteria penyimpanan arsip!
3. sebutkan langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menyimpan warkat dalam system masalah!
4
.apakah yang dimaksud dengan filling system wilayah/geografis?
5.apakah
yang dimaksud dengan unit dalam mengindeks?
6.sebutkan
2 saja kelebihan dari filling system abjad!
7.apakah
yang dimaksud dengan filling system tanggal/chronologis?
8.fungsi
arsip ada 2 sebutkan!
9.apakah
yang dimaksud dengan kartu indeks?
10.
sebutkan yang perlu dipersiapkan
untuk sistem perihaL!
Jawaban
1.)sistem
penerimaan,penyusunan,penyimpanan,penggunaan,pemeliharaan,dan penemuan kembali
surat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad.
2.) 1.sesuai dengan fungsi dan
tugas pokok organisasi
2.mudah dilaksanakan dan digunakan
3.menghemat tenaga dan peralatan
3.)1.meneliti dan membaca warkat
2.mengindeks
3.memberi kode
4.peryotiran
5.penyimpanan
4.) Sistem geografis atau wilayah
adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah
yang menjadi alamat suatu surat.
5).unit adalah bagian kata dari
kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri.
6.) 1.dokumen yang berasal dari satu nama (nama
individu dan nama badan) yang sama akan berkelmpok menjadi satu .
2.pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama
pengirim atau yang dikirimi surat.
7.) Sistem tanggal adalah sistem
penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat
masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
8.) a. Arsip dinamis
b. Arsip statis
9.) Kartu Indeks Adalah kartu yang
mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan
penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri
yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan
penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.
10.)
a. Daftar Indeks
b.
Perlengkapan menyimpan surat
c.
Pemberian kode surat
d.
Penyimpanan surat, dengan cara
e. Menyimpan kartu kendali.
PILIHAN
GANDA
1. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali……
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d.Kartu indeks
Jawaban: D
2. Yang dimaksud dengan Sistem
Geografis / Wilayah adalah….
a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian
wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat
b. sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan
nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan
c. sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode
penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya
dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama
benda dan subjek masalah.
d. sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada
tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk
surat keluar)
Jawaban: A
3. Yang tidak termasuk peralatan kearsipan/arsip adalah…..
a.Filling cabinet
b.Rotary
c.Kulkas
d.Lemari arsip
Jawaban: C
4. Yang dimaksud dengan Guide adalah….
a.Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang
disusun secara lateral (menyamping).
b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan
sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
c. Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip
delakukan secara berputar.
d. Map besar dengan ukuran
punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.
Jawaban: B
5. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu…..
a. Tab Guide& Badan
Guide
b. Guide pertama&Guide kedua
c.Guide kecil&Guide sedang
d.Semua Benar
Jawaban: A
6. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan
penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah pengarsipan horizontal,
pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang dimaksud dengan pengarsipan
lateral adalah….
a. yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara
mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau
laci yang tidak terlalu dalam.
b. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet
kebelakang.
c. sarana yang digunakan pada bidang kearsipan,
kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur
suatu arsip
d. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping
Jawaban: D
7. Sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm
dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan
suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang
membutuhkan arsip atau warkat tersebut. adalah….
a.Kartu indeks
b. POSTEPEL
c.Guide
d. Kotak/box
Jawaban: B
